Quand ai-je besoin d’un règlement du personnel ?

Un règlement du personnel est un document qui contient des informations, des règles et des règlements applicables dans l’entreprise et auxquels les employés doivent se conformer. Il peut également contenir des informations plus détaillées sur les points convenus dans le contrat de travail. Le livret est remis à tous les nouveaux employés en complément du contrat de travail et en fait partie intégrante.

À quoi sert un règlement du personnel ?

Un règlement du personnel poursuit plusieurs objectifs. L’objectif général est de simplifier les processus internes de l’entreprise et de les rendre plus efficaces. Il s’agit notamment des aspects suivants :

Assistance aux nouveaux employés : chaque entreprise a des règles et des procédures opérationnelles différentes. Les nouveaux employés doivent s’y retrouver rapidement. Le règlement du personnel peut être une aide précieuse. Structuré de manière claire, le travailleur peut le filtrer par thème et consulter les dispositions. S’il s’agit de procédures légales, cela lui évite parfois de faire de longues recherches sur Internet.

L’égalité des droits pour tous les employés : chaque employé doit être traité de la même manière. Un règlement du personnel donne vie à cette règle. Chaque travailleur reçoit un seul et même règlement du personnel, dont il doit respecter les dispositions. Cela permet aux travailleurs de se sentir à l’aise et d’éviter les rancœurs et les conflits.

Couverture juridique : étant donné qu’un règlement du personnel fait officiellement partie du contrat de travail d’un point de vue juridique, vous bénéficiez d’une couverture juridique mutuelle en cas de litige. Il existe en outre diverses formulations au sein de la loi qui donnent souvent lieu à des malentendus. Celles-ci peuvent être formulées de manière simple et compréhensible dans un règlement du personnel. Il peut également combler les lacunes de la loi.

Flexibilité des processus internes : si certains points sont fixés dès le départ dans le règlement du personnel, les processus internes peuvent être mis en œuvre plus rapidement. Par exemple, il est stipulé que, dans certaines circonstances, les employés du département A peuvent également être affectés au soutien du département B, sans que le salaire ou la rémunération ne change. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’obtenir l’accord séparé et la signature du collaborateur A. De plus, les demandes d’augmentation de salaire sont pratiquement satisfaites par la référence à ce point dans le règlement du personnel.

Amélioration de l’image de l’entreprise : enfin et surtout, un système de gestion des ressources humaines peut contribuer à améliorer l’image de l’entreprise. Il peut donner aux nouveaux employés l’impression d’une structure d’entreprise professionnelle et d’une attention portée à ses employés. Cela motive en amont.

Quelle est la différence entre le règlement du personnel et le règlement intérieur ?

Le règlement du personnel et le règlement intérieur sont souvent confondus, voire délibérément mis dans le même sac. Dans certaines entreprises, les règlements sont formulés de manière transversale et un document composite est rédigé à partir de ceux-ci. D’un point de vue juridique, ce n’est pas optimal. En effet, même si certains points se recoupent, d’autres diffèrent parfois fortement sur le plan du contenu et se réfèrent à d’autres bases légales. Il est donc préférable de disposer de deux documents distincts.

Un règlement d’entreprise se base sur la loi sur le travail. Les entreprises industrielles sont tenues d’en établir un(art. 37 LTr). Pour les entreprises non industrielles, l’établissement est facultatif, mais recommandé. L’accord et la signature préalables des travailleurs ou de leurs représentants ne sont toujours pas nécessaires pour qu’un règlement d’entreprise ait une valeur juridique – alors que c’est le cas pour un règlement du personnel.

Le contenu d’un règlement d’entreprise comprend en premier lieu des règlements sur le comportement général dans l’entreprise, des indications sur la protection de la santé et des dispositions sur la prévention des accidents sur le lieu de travail. D’autres points sont facultatifs. Les règlements du personnel contiennent généralement des informations sur les contrats de travail. Certains points sont détaillés ou des exceptions sont ajoutées.

Forme et contenu des règlements du personnel

Le contenu et la portée d’un règlement du personnel varient d’une entreprise à l’autre. C’est naturel, car les procédures dépendent par exemple du secteur et de la taille de l’entreprise.

L’un des principaux thèmes abordés est

• Horaires de travail
• Réglementation des congés
• Réglementation des heures supplémentaires

Certains sous-aspects qui relèvent de ces thèmes ne sont pas du tout ou pas clairement inscrits dans la loi, car ils varient d’une entreprise à l’autre. Plus précisément, il convient de répondre aux questions suivantes :

• Y a-t-il une compensation pour les heures supplémentaires et, si oui, sous quelle forme ?
• Comment, où et quand les heures supplémentaires doivent-elles être enregistrées ?
• Quand et avec quel préavis puis-je demander la compensation des heures supplémentaires ?
• Puis-je également me faire payer les heures supplémentaires ?
• Dans quelles conditions puis-je prendre un congé non rémunéré ?
• Comment se calcule le droit aux congés des travailleurs payés à l’heure ?

Les informations relatives au calcul et au paiement des commissions, des primes et des paiements spéciaux doivent faire l’objet d’une section spécifique – ou, mieux encore, d’un document distinct. En principe, il existe une liberté contractuelle : les points que vous incluez effectivement dans le document sont laissés à votre discrétion en tant qu’employeur – dans le respect des dispositions légales. Important : pour qu’un règlement du personnel soit juridiquement valable, il est nécessaire d’indiquer dans le contrat de travail qu’il constitue un élément contractuel juridiquement contraignant.

Création d’un règlement du personnel

Nous avons réuni ci-dessous quelques conseils pour les employeurs qui devraient être pris en compte lors de la rédaction ou de la révision du règlement du personnel.

• Clair : deux principes de base s’appliquent : « autant que nécessaire, aussi peu que possible » et « c’est (souvent) dans la brièveté que l’on trouve l’essentiel ». Réfléchissez aux points essentiels et aux aspects secondaires que vous souhaitez inclure. Pour certains points, il peut être important de les détailler afin qu’ils ne soulèvent pas plus de questions qu’auparavant. D’autres dispositions optionnelles peuvent être inutiles et alourdir le texte. Le document doit mettre le travailleur à l’aise et ne pas le submerger.
• Clairement compréhensible et adaptable : Dans certaines situations, un règlement du personnel doit être facilement adaptable. Veillez donc à ce qu’il soit rédigé de manière simple et précise. Cela permet de gagner du temps lors des adaptations. Il est également important que chaque membre du personnel comprenne facilement le contenu. Évitez un langage juridique trop approfondi.
• Cohérence et complémentarité : assurez-vous que les points énumérés complètent les contrats de travail ainsi que le règlement intérieur de l’entreprise et ne les contredisent pas. Évitez les ambiguïtés.
• Individuel : en dehors des règles spécifiques à un secteur, un règlement du personnel doit toujours être adapté à votre entreprise. Prenez votre temps pour le rédiger.

D’un point de vue juridique, certains points nécessitent sans exception la forme écrite et l’accord de l’employé ou de son représentant légal. Il s’agit notamment des dispositions qui limitent l’employé d’un certain point de vue, comme la renonciation à une rémunération compensatoire pour les heures supplémentaires. Les modifications et les ajouts nécessitent également l’accord des salariés. Cela s’explique par le fait que le document constitue un complément juridique au contrat de travail et le modifie donc également.